Zum dritten Mal dieselbe Versandadresse tippen, anschließend wieder den Hinweis zur Terminvereinbarung schreiben. Solche Handgriffe kosten Zeit und verlangen trotzdem Aufmerksamkeit. Espanso setzt an dieser Stelle an. Der kostenlose Textexpander tauscht ein selbst gewähltes Kürzel während der Eingabe gegen einen längeren Text aus. Aus wenigen Zeichen entsteht etwa eine vollständige Antwort auf eine Kundenanfrage. Die Regeln liegen in einer Textdatei auf deinem Rechner. Das verlangt anfangs etwas Einarbeitung, macht die Sammlung später aber gut übertragbar. Dieser Einstieg konzentriert sich auf einfache Textbausteine unter Windows. Du brauchst dafür keine Programmierkenntnisse, solltest jedoch Einrückungen sorgfältig übernehmen. Beginne mit drei häufig gebrauchten Formulierungen statt mit einer riesigen Vorlagensammlung. So merkst du schnell, ob diese Arbeitsweise zu dir passt.

Den ersten eigenen Textbaustein anlegen

Lade Espanso über die Projektseite herunter und starte das Programm nach der Installation. Für eine erste Funktionsprüfung reicht ein leeres Editorfenster. Ein gängiges Testkürzel ist :espanso. Anschließend öffnest du die Konfiguration mit dem Befehl espanso edit in einem Terminal und suchst den Bereich für eigene Ersetzungen in match/base.yml. Ein Eintrag besteht aus trigger und replace. Achte auf die vorhandene Struktur, damit du keinen zweiten gleichnamigen Hauptbereich erzeugst. YAML unterscheidet Einrückungsebenen; verwende Leerzeichen statt Tabulatoren. Speichere eine Kopie, bevor du Änderungen machst. Das folgende Beispiel gehört unter den bereits vorhandenen Eintrag matches. Nach dem Speichern probierst du das Kürzel zunächst außerhalb deines Mailprogramms aus. Erst danach folgt der Versuch im späteren Eingabefeld.

  - trigger: ";;termin"
    replace: "Bitte nennen Sie mir zwei passende Termine."

1. Projektinstallation abschließen und das Symbol im Infobereich suchen.
2. Im Terminal espanso edit ausführen und match/base.yml öffnen.
3. Den Beispieleintrag in die vorhandene matches Liste übernehmen.
4. Datei speichern und den Testtext in einem leeren Editor eingeben.

Eine brauchbare Sammlung nach Aufgaben aufbauen

Ein Textbaustein sollte genau einen Zweck erfüllen. Trenne deshalb Grußformel, Rückfrage und Terminbestätigung, anstatt jede denkbare Antwort als langen Absatz zu speichern. Das erleichtert Änderungen, wenn sich deine Telefonnummer oder eine Formulierung ändert. Reserviere ein ungewöhnliches Präfix für Kürzel, beispielsweise zwei Semikolons. Normale Wörter können sonst unbeabsichtigt eine Ersetzung auslösen. Für private und berufliche Texte helfen unterschiedliche Namensgruppen. Die Tabelle zeigt Entwürfe für eine kleine Startsammlung; die Kürzel sind Vorschläge und keine eingebauten Befehle. Lass persönliche Aussagen und verbindliche Zusagen lieber zum Nachbearbeiten offen. Eine gespeicherte Antwort darf schließlich nicht behaupten, du hättest einen Anhang geprüft, wenn das noch aussteht. Lies eingesetzte Passagen deshalb vor dem Absenden im Zusammenhang mit der erhaltenen Nachricht.

Fehler bei Ersetzungen Schritt für Schritt eingrenzen

Bleibt ein Kürzel unverändert, prüfst du zuerst den Programmstatus und danach die zuletzt bearbeitete Datei. Eine fehlende Anführungsmarke oder ein falsch eingerücktes Feld kann die Verarbeitung stören. Funktioniert der Baustein im Editor, aber nicht in einer bestimmten Anwendung, liegt der nächste Prüfpunkt beim Eingabeverfahren dieser Anwendung. Manche Programme behandeln eingefügte Zeichen anders als einzelne Tastendrücke. Ändere immer nur eine Einstellung und notiere das Ergebnis. Auch die Pflege verdient einen festen Termin. Veraltete Kontaktdaten in Vorlagen verbreiten sich unbemerkt in neuen Nachrichten. Passwörter, Zugangscodes und Zahlungsdaten gehören nicht in eine unverschlüsselte Kürzelsammlung. Für den Nutzen zählt am Ende weniger die Zahl der Einträge als deren Verlässlichkeit. Entferne Bausteine, die du nach mehreren Wochen noch kein einziges Mal gebraucht hast.

Datum, Zwischenablage und Cursorposition nutzen

Neben festen Texten kann Espanso Werte einsetzen, die sich ändern. Ein Datum fügst du über eine Variable ein. Das Format legst du selbst fest, hier Tag, Monat und Jahr mit Punkten:

  - trigger: ";;heute"
    replace: "{{tag}}"
    vars:
      - name: tag
        type: date
        params:
          format: "%d.%m.%Y"

Ähnlich funktioniert der Inhalt der Zwischenablage: Mit einer Variablen vom Typ clipboard setzt du kopierten Text mitten in einen Baustein ein, zum Beispiel einen Namen in eine Anrede. Mit der Markierung $|$ im Ersetzungstext bestimmst du, wo der Cursor nach dem Einfügen stehen soll. Das ist praktisch bei Antworten, in die du an einer Stelle noch einen Satz ergänzen willst.

Mit der Einstellung word: true löst ein Kürzel nur aus, wenn es als eigenes Wort getippt wird. Das verhindert Treffer mitten in anderen Wörtern und eignet sich besonders für kurze Kürzel ohne Präfix.

Die Sammlung in mehrere Dateien aufteilen

Espanso liest alle YAML Dateien im Ordner match. Sobald du mehr als zehn Bausteine hast, lohnt sich eine Aufteilung nach Themen, etwa eine Datei für Mails, eine für Adressen und eine für Projektnamen. Jede Datei beginnt mit dem Eintrag matches. So findest du einen Baustein schneller und kannst eine fehlerhafte Datei gezielt prüfen, ohne die übrigen anzufassen. Verschiebst du eine Datei vorübergehend aus dem Ordner, ist sie deaktiviert.

Lege nach jeder größeren Änderung eine Sicherung des ganzen Ordners an, am einfachsten als Kopie in einem Synchronisierungsordner. Dann übernimmst du die Sammlung auf einen neuen Rechner, indem du den Ordner zurückkopierst. Prüfe dort zuerst, ob Espanso läuft, und teste danach zwei bis drei Kürzel.

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